많은 사람이 정복을 꿈꾸는 단어. ‘시간관리.’ 가을로 접어들면서 할 일은 많은데 하루해는 짧다. 어떻게 업무시간을 좀더 효율적으로 쓸 수 있을까.

어떻게 하면 진짜 일에 집중하는 환경을 만들 수 있을까. 주어진 일을 효과적으로 하는 동시에 새로운 일에 도전해볼 수 있는 시간도 만드는 시간관리라면 ‘정복’ 같은 최상급 표현이 아니더라도, 돌아보면 스스로 대견해지는 시간이 쌓여가는 것을 느낄 수 있을 것이다.

# 시간 관리와 목표는 실과 바늘이다

무일푼에서 성공한 자수성가형 백만장자가 되었다가 자신의 경험을 바탕으로 세계적인 비즈니스 컨설턴트이자 전문 강연자가 된 브라이언 트레이시는 “시간 관리에 실패하는 이유는 승부를 걸어볼 짜릿한 목표가 없기 때문이다”라고 말했다.

달성하고 싶은 목표가 있으면 시간도 비용도 낭비할 수 없다.

시험일이 코앞이라거나 어떤 일의 마감이 가까워졌을 때 고도의 집중력을 발휘하는 것도 그걸 시간 안에 잘 해내지 않으면 안 되는 절박하고 선명한 목표가 있기 때문이다.

자신이 직장생활이든 일상생활이든 시간관리가 안 된다고 생각한다면 뭔가 분명하고 선명한 목표가 없거나, 있기는 있되 해도 그만 안 해도 그만인 그저 그런 목표이기 때문일 것이다.

내게 절박하고 소중한 목표를 찾는 것이 시간관리를 위한 도구와 기술을 찾기 전에 해야 하는 중요한 이유다.

나를 움직이게 할 소중하고 중요한 목표를 찾아보자.


# 위임과 떠넘기기를 구분하여 처리하기

모든 걸 떠안고 허덕대는 사람은 시간 관리에 실패할 확률이 높다.

모든 일을 도맡아 함으로써 자기 시간을 너무나 많이 빼앗기고 비효율적이기 때문이다. 위임은 시간 관리의 필수지만 꼭 리더와 부하 사이에 일어나는 일은 아니다.

운전하는 것보다 택시를 타는 것이 비용이나 시간 대비 효율적이라 택시를 탔다면 나는 택시기사에게 운전을 위임한 것과 같은 것처럼, 어느 관계에서든 위임은 일어날 수 있다.

다만 위임이 떠넘기기가 되지 않으려면 일을 잘 분리하고 구분해야 한다.

먼저 위임해서는 안 되는 일은 자기 본래 업무, 위험 부담이 큰 일, 설명과 통제가 어려워서 전달하기 힘든 일, 지켜야 할 비밀이 있는 일 등이 있다.

위임해도 좋은 일은 누구나 할 수 있는 쉽고 평범한 일상적인 일, 반대로 전문가에게 맡기는 것이 더 효과적일 일, 큰 틀을 잡는 일이 아닌 작고 단편적인 일, 전문적이고 중요한 일 앞에 준비 성격의 일이다.

물론 준비하는 일 중엔 위임할 수 없는 일도 있기 때문에 자기 상황이나 업무 성격에 맞게 타인에게 위임할지 아닌지 아닌지는 결정하면 된다.


# 자신의 업무 사이클을 분석하고 대비한다

직장생활을 하다보면 적당히 정기적으로 반복되거나 미리 알려지는 일 등이 있기 마련이다. 물론 일이란 게 없을 때는 개점휴업 상태처럼 한가하다가도 일이 몰리기 시작하면 눈코 뜰 새 없이 바쁜 것이기도 하지만, 예측할 수 있는 일은 어느 정도 대략 있기 마련이다.

어느 때 일이 몰리고 어느 때 비교적 한가한 지 예상할 수 있다면, 바쁠 때는 대비해서 미리 해놓을 수 있는 일을 한가한 시기에 해놓을 수 있다면 한꺼번에 몰리는 일로 여러 가지 힘들어지는 것을 피할 수 있다.


# 100% 완벽하지 않아도 좋은 일들이 많다

꼼꼼한 것도 좋다. 다시 손 볼 필요 없이 완벽하게 일을 해낸다면 더할 수 없이 좋다. 하지만 모든 일을 다 그렇게 하려면 엄청난 시간이 필요하다.

내게 주어진 모든 일을 100% 완벽하게 처리하지 않아도 된다. 생각보다 70~80% 정도만 완성해도 되는 일들이 많다.

100% 완벽하게 처리할 때 드는 시간이 10시간이라고 해도, 70~80% 완성할 때는 7~8시간이 아닌 3~4시간이면 되는 일도 있으니, 일의 완성도와 시간은 비례하지 않는다는 걸 알고 시간을 계획할 필요가 있다.
 
특히 상사에게 보여야 하는 서류 작성은 70~80% 정도 선에서 빠르게 완성한 뒤, 보고하고 토의하여 다시 진행하며 완성도를 높이는 것이 효율적이고 결과도 좋다.

또한 여러 명이 팀을 이루어 유기적으로 하는 일에선 나의 필요 이상의 꼼꼼함 때문에 전체 진행이 지체되는 일이 없도록 해야 한다.
# 쓸데없는 일을 버려라

의사들은 흡연은 줄여나가는 것이 큰 효과가 없다고 한다.

하루에 한 갑 피던 사람이 반 갑을 핀다고 해도 해악이 크게 줄지 않으니 아예 끊어야 효과를 볼 수 있다는 것.

하지만 그래도 단번에 끊을 수 없다면 점차 줄여나가는 것도 나쁜 것만은 아니다. 이처럼 시간도 쓸데없이 버리는 시간을 처음부터 다 없앨 수는 없다.

쓸데없이 버려지는 시간을 줄여가야 한다. 잡담, 웹서핑, 스마트폰, 전화통화 등으로 버리는 시간들이 적지 않다.

이중 대부분은 업무를 효율적이지 못하게 방해하고 집중력을 떨어뜨린다. 한 번에 한 가지씩 끊어나갈 필요가 있다.

전화 통화는 언제, 스마트폰 사용은 언제, 잡담은 최소한 몇 분으로 줄인다, 같은 자신만의 기준을 세운다. 타협은 하지 않는 것이 좋다. 의지는 훈련으로 길러질 수 있기 때문이다.  


# ‘파레토의 법칙’의 20%가 돼라
 
옆사람이 딴 짓을 하고 있는 것을 보면 자신도 슬그머니 딴 짓을 시작하기 쉬운 게 사람이다. 모두 함께 집중하는 분위기라면 개인의 집중력에도 도움이 될 텐데 쉽지 않다.

이탈리아의 경제학자 파레토는 때때로 양적으로 작은 항목들의 가치가 다른 큰 항목들의 가치보다 훨씬 중요하다는 사실을 알아냈다. 흔히 80/20 공식, 즉 파레토(Pareto) 원리라고 하는데, 20퍼센트의 항목으로 80퍼센트의 가치를 창출해 내는 것을 말한다.

예를 들면 “회사 매출의 80퍼센트가 20퍼센트의 고객으로부터 나온다”

“1년 동안 통화한 사람 중 20퍼센트와의 통화시간이 총 통화시간의 80퍼센트를 차지한다”

“즐겨 입는 옷의 80퍼센트는 옷장에 걸린 옷의 20퍼센트에 지나지 않는다”와 같은 것이다.

여기서 힌트를 얻어 내가 먼저 시작하는 시간 관리로 회사의 이익의 80퍼센트에 기여하는 20퍼센트의 인재가 되는 것이다.

이것이 가치창출이다.

먼저 나부터 타인의 시간을 뺏는 것을 최소화하고 시간을 부득이하게 방해하게 되었을 땐 미안함을 표현하고 신속하고 간결하게 소통한다.

일곱 명이 일하는 사무실에서 두세 명이 시간 관리에 대한 긴장감이 있다면 분위기는 역전될 수 있다.

타인도 내게 말을 걸어오거나 뭔가 시간을 빼앗게 되었을 때 긴장감을 갖게 되기 때문이다.

이러한 작은 노력들이 쌓이면 한정된 시간을 잘 활용해야 한다는 의식이 점차 높아지고 전체적인 긴장감을 공유할 수 있게 될 것이다.

CMI(커리어 매니지먼트 이노베이션)연구소 대표.
자기계발, 경력관리, 커뮤니케이션 전문가로 기업과 학교를 대상으로 전국에서 강연 활동을 하고 있다.

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