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이메일이 달라졌어요. 반드시 통하는 이메일 작성법 10계명

우리는 이메일 홍수시대에 살고 있다. 이메일을 잘 쓰지 않으면 그냥 스팸메일통에 쳐박혀서 수신자가 영영 읽지 않을 수도 있다.

이메일이 너무 많은 내용이 있어서 스크롤이 생긴다면 수신자는 탐닥치 않을 것이다.

그렇다고 이메일이 사라지지는 않는다. 이메일은 빈번하게 대량으로 보낼 수 있는 장점을 갖고 있다.

이메일의 등장한 이후 이메일을 삭제한 이후에도 복구해서 범죄를 물을 수 있다.

대표적인 사건이 바로 신정아 사건이다.  변양균과의 서로 이메일로 주고 받지 않았다면 범죄 입증이 매우 어려웠을 것이다.

그래서 이메일을 쓸 때 매우 신중하게 써야 한다.

이메일을 작성할 때 이것만 지키면 좋을 듯 싶다.

2014-08-14-02-32-16

1. 이메일은 계약서라고 생각하라.

이메일은 법적으로 효력을 인정받는 경우가 많으니

공적인 사항은 전화, 문자나 메신저로 이야기하지 말고 이메일로 남겨놓으면 좋다.

 

2. 꼭 ‘이메일’이라는 미디어를 사용해야 하는가? 질문하라.

충분히 직접 말로 하거나 메신저를 이용할 수 있으면 그렇게 하라.

내용이 없거나 성의없이 한 줄로 된 이메일을 보내는 것은 좋지 않다.

 

3. 업무용과 개인용 이메일을 구분하라.

업무시간 내에서 개인용 이메일을 쓰면 업무에 지장을 주고,

상사에게 걸리면 핀잔을 들을 수 있다.

요즘에는 회사에서 개인용 이메일을 접근 금지시킨 경우도 많다.

 

4. 이메일 제목은 반드시 받는 사람에게 용건을 짐작할 수 있도록 하라.

‘이게 뭐지’

제목에서 눈길을 끌지 못하면 스팸메일함에 들어갈지도 모른다.

뒷부분이 생각되지 않도록 핵심단어를 제목의 앞부분에 배치하라.

 

5. 이메일 작성은 어떤 행동을 촉구하는지 분명하게 써라.

용건이 무엇인지 모르는 이메일이 간혹 있다.

‘내가 뭘 어떻게 하라는 거야!’

받는 사람에게 어떤 행동을 촉구하는지를 분명하게 할 필요가 있다.

받는 사람 입장에서 행동할 수 있도록 서술하라.

“읽으셨으면 답장 한 통 부탁드립니다.”

 

6. 잘 이해되지 않는 복합문장보다 간결한 문장을 써라.

말하듯이 장황하게 쓰지 말고 정말 하고 싶은 말이 무엇인지 진지하게 생각하라.

‘도대체 무슨 말을 하고 있는 거지?’

생각정리가 되지 않으면 의사소통이 제대로 되지 않는 경우가 많다.

 

7. 고객이 이메일을 받을 때 어떤 상황일지를 머리 속에 그려라.

‘월요일 오전에는 검토해야 할 이메일이 많을 테니 내일 보내는 것이 좋겠는데…’

이메일을 받는 입장에서 어떤 업무를 맡고 있고 어떻게 생각할 것인지를 반영해서 쓰면 좋다.

예를 들면 “강의 중이라 바쁘실 것 같아서 이메일로 알려드립니다”라고 작성한다.

 

8. 이메일로 화를 내거나 꾸짖는 것을 삼가하라.

이메일은 매우 논리적인 커뮤니케이션 도구이다.

감성적인 내용은 직접 만나서 이야기하는 편이 좋다.

 

9. 비즈니스 이메일의 경우, 근거를 모아서 설득하라.

가능한 한 논리적 근거를 모아서 번호를 붙여쓰면 좋다.

우선 순위가 높은 것부터 서두에 쓰자.

 

10. 중요한 이메일은 미리보기를 하자.

이메일을 자신에게 보내면 이메일을 받았을 때의 느낌부터 오자 검토까지 할 수 있다.

특히, 이미지가 깨져 있는지 확인해보거나 수신자가 정확한지도 점검할 수 있다.

 

글 | 윤영돈 코치 http://www.yooncoach.com

그는 칼럼니스트로 이름보다 '윤코치'라는 필명이 더 유명하다.
한마디로 말하자면 윤영돈 박사는 기업교육과 대학교육을 두루 경험한 국내 1호 커리어코치다.

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