업무보고 잘 해야 생존한다

입력 2016-12-23 09:26 수정 2016-12-23 09:26
요즘 정부기관과 기업체에서는 현장경영을 특히 강조하고 있습니다. 그러다보니 최고경영자들이 앞다투어 제조 현장, 영업 현장, 사무실 순시를 하고 있죠. 그러나 사원 입장에서는 윗사람이 방문해 여러 가지 질문을 하면 매우 부담스럽습니다. 이를 회피하고자 윗사람이 순시할 시점에 다른 업체를 방문하거나 회의를 소집한다든가 해서 그 순간을 모면하려고 하기도 하죠. 화장실에서 볼일을 오랫동안 본다는 분들도 있는데요.

그런데 여러분, 상사의 호감도를 높이는 방법에 어떤 것이 있는 줄 아세요? 그중에 하나가 자주 얼굴을 보고 대화를 나누는 것이라고 합니다. 자! 여러분의 승진을 결정하는 분을 자주 만나야 하는데 오히려 그 기회를 버리고 도망 다닌다면 손해를 볼 수도 있겠죠? 사장님이 “요새 어떻게 지내?”라고 하면 뭐라고 대답해야 할까요?

윗사람이 지나가면서 “어이 박 차장, 요즘 어때?”, “김 팀장, 하는 일은 잘 되나?”, “홍 부장, 요즘 얼굴 보기 어려워” 등의 인사말 같기도 한 애매모호한 질문을 할 수도 있습니다. 스쳐 지나가듯이 다른 장소로 이동하는 순시에서는 가벼운 질문에도 쉽게 대응하기 어렵습니다. 준비가 안 된 상태에서는 대답도 변변히 못 하고 어색하게 보내고 나서야 아차! 하고 깨닫게 되죠. 그때는 ‘어휴. 이렇게 대답할걸’ 하고 후회해봐야 이미 버스는 지나가고 손 흔드는 격입니다.

사장이나 경영자가 어떠한 질문을 던져도 대답은 업무와 관련된 것을 하는 것이 바람직합니다. 그 이유는 최고경영자는 회사에 대한 로열티가 강하기 때문입니다. 또한 상사들은 보통 일 중심적인 사고를 갖고 있기 때문이죠.

따라서 사장이 “요새 어떻게 지내?” 하면 그 의도는 하는 일이 무엇인지를 묻는 것입니다. 또는 사장이 지시한 일이 잘되고 있는지 궁금해하는 것 일수도 있습니다.

이에 대해서 여러분은 어떤 일을 하고 있는지 간결하면서 명확하게 대답해야 합니다.

그럼 간결하게 업무 보고를 하는 방법을 알아보겠습니다. 방법으로는 업무 내용, 목적, 목표 수준, 어떻게 하는지 구체적인 방안의 4가지 구성 요소를 가지고 대답을 하면 됩니다. 그러나 한 번에 다 전달하면 복잡하기 때문에 먼저 업무내용과 목적,목표 수준을 말하면 좋습니다. 구체적인 업무내용은 윗분이 추가적으로 질문을 하면 대답하는 것이 좋습니다.

예를 들어보겠습니다.

“지금 수행하는 프로젝트는 제품 창고 공간의 효율적인 활용 방안을 마련하는 것입니다. 목적은 자산 활용의 극대화로 투자를 최소화하는 것이고, 목표 수준은 현재보다 1.5배 적재 공간을 창출하려고 합니다.”

이때 윗분이 ‘아! 그래 구체적으로 무엇을 할 것인데?’ 라고 질문을 하면 이렇게 대답하면 됩니다.

“예 목표를 달성하기 위하여 3가지 방법을 수행하고 있습니다. 첫째는 2단 적재 증대이고, 둘째는 선입 선출에 의한 사장 공간 최소화이며, 셋째는 물류 팀과 공동으로 포장 최소화 방안을 마련하는 것입니다.”

여기서 목적은 회사의 비전이나 전략과의 연계성을 보여주면 좋습니다. 즉, 회사의 전략이 신사업 매출 증대라고 합시다. 이를 목적으로 삼는다면 경영층에게 크게 어필할 수 있습니다. 목적은 결국 자기 업무의 가치를 높인다고 보면 됩니다. 목표 수준은 업무에 대해서 측정할 수 있도록 숫자로 제시해야 합니다. 또한 객관적인 측정지표로 설득해야 합니다. 목표 수준은 업무의 양을 나타낸다고 보면 됩니다. 방안은 업무 내용을 구체화한 것입니다. 보통 중요한 것 3가지 정도를 나열하여 소개하면 좋습니다.
(주) 엘앤아이컨설팅 부사장 역임, LG전선 경영기획실, 비전추진실 (16년)
현) 비즈센 대표 코치 010-2975-2577, http://blog.naver.com/hc2577

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