어떻게 업무를 분류하고 맡길 것인가?
홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅)

전략(중요)적 업무와 일반 업무의 분류와 처리

업무를 크게 전략(중요)성과 긴급성의 축으로 2x2 매트릭스로 구분할 수 있을 것이다. 신임팀장들에게 각 4상한의 일에 대해 어떻게 조직과 구성원을 이끌어 갈 것이냐고 물었다.
3상한인 긴급하지도 전략(중요)적이지도 않은 업무에 손을 든 팀장들은 한 명도 없었다. 이러한 업무를 하는 담당자가 있다면 조직장 또는 조직문화의 영향이 가장 크다. 4상한인 전략(중요)적이지 않은 업무를 긴급하게 처리하는 경우이다. 조직 내 안일함이 있으면 미루고 미루다 마감 임박하여 일을 하게 되는 경우가 많다. 이제 2개의 상한이 남아 있다. 전략(중요)적 업무를 긴급하게 처리하는 2상한과 전략(중요)적 업무를 긴급하지 않게 처리하는 1상한이다. 당신이라면 어디를 선택할 것인가?
전략적 업무의 특성은
 회사의 사명과 비전 및 핵심가치와 직접 관련 있는 업무
 전사적 전략의 실행과 연관된 업무
 경영진 수명 업무
 팀 사명 수행과 직접 관련된 업무
 핵심인재와 관련된 업무도 중장기적으로 처리될 업무이다.
이에 반하여 일반 업무는
 일 또는 주간 단위로 반복적이고 일상적으로 이루어지는 업무
 다른 팀과 연관되지 않고 우리 팀 내부 사정만 고려하여 처리될 수 있는 업무
 방침, 지침, 또는 규정만 준수하면 처리될 수 있는 업무
 중장기적 판단이 필요치 않고 단기적으로 처리되는 업무이다.
조직장은 조직과 구성원들이 전략적인 업무를 급하지 않게 처리하도록 이끌되, 1상한의 전략적이지도 않고 급하지도 않은 업무는 없애는 방향으로 하고, 1, 4상한의 업무는 위임하며, 2상한의 업무에 대해서는 직접 관여를 해 잘못되는 일이 없도록 해야 한다.
업무 위임은 어떻게 할 것인가?

업무를 담당자에게 맡길 때 조직장의 고민은 크게 2가지이다. 누구에게 부탁할 것인가? 대부분 역할분담이 되어 있기 때문에 담당자의 역할에 맞는 업무를 부여하는 것이 일반적이지만 꼭
그렇게 할 수 없는 상황이 많다. 다른 하나는 어떻게 맡길 것이냐?이다. 무조건 맡기면 될 것인가? 어떻게 맡겨야 제대로 일을 마무리 할 것인가? 담당자에게 언제까지 이 업무를 하라고 일방적으로 지시하던 시대는 지났다. 구체적으로 지시하고 담당자의 마음을 이끌어 내기 위해서는 일을 맡길 때 다음 4가지를 유념해야 한다.
첫째, 담당자에게 일의 중요성과 의미 및 배경을 알려줘 왜 해야 하며 잘해야 한다고 사전에 동기부여해야 한다. 대부분의 담당자들은 자신이 해야 할 업무를 중심으로 계획을 수립해 수행하고 있는데 예상하지 않은 새로운 일이 부과되는 것을 좋아하지 않는다.
둘째, 일을 맡길 때 일의 가장 바람직한 모습, 효과적으로 일을 추진하기 위한 프레임워크, 각 프레임워크별 강조해야 할 내용을 알려준다면 담당자는 방향을 잡고 자료를 수집하고 일을 추진해 나갈 것이다.
셋째, 점검과 피드백이다. 바쁘다는 이유로 내가 잘 지시했으므로 해내겠지 하는 마음을 갖고 방치했다가 낭패를 보는 경우가 있다. 일을 맡긴 후, 담당자가 스케치페이퍼를 가져 오게 하거나, 정기적 보고를 받아야만 한다. 중요한 일일수록 일의 추진 상황에 대해 수시로 보고를 받아 어떻게 진행되고 있는 가를 알고, 적절한 피드백을 해줘야 한다.
넷째, 적극적으로 지원하고 일의 결과에 대한 적극적 보상이 따르게 해야 한다.
담당자에게 일을 맡기고 관심을 끊고 있다가 그 공만 차지하는 조직장은 가장 무책임하고 무능하다. 담당자가 일을 효율적으로 처리할 수 있도록 지원해 주는 것은 조직장의 역할이며 책임이다. 또한, 담당자가 노력해서 성취한 성과에 대해서는 금전적/ 비금적적 보상을 아낌없이 해줘야 한다. 믿고 존경할 수 있는 조직장이 되기는 쉽지 않다. 담당자 한 사람 한 사람의 마음 속에 간직된 조직장이 되기 위해서는 본인 혼자만의 노력으로는 불가능하다. 조직의 지속 성장과 성과 창출은 각자의 역할 그 이상을 하며 함께 만들어 가는 것이다.
저는 행운아이며, HR전문가입니다. 삼성/LG/ GS/KT&G에서 31년동안 HR부서에서 근무했습니다. HR 담당자는 CEO를 보완하는 전략적 파트너로 사업과 연계하여 조직, 사람, 제도, 문화의 경쟁력을 높이며 가치를 창출하여 회사가 지속성장하도록 이끌어야 한다고 생각합니다.
홍석환의 인사 잘하는 남자는 인사의 전략적 측면뿐 아니라 여러 상황 속에서 인사담당자뿐 아니라 경영자가 어떠한 판단과 실행을 해야 하는가에 대한 시사점을 던질 것입니다.

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