보도자료 작성 후 보도자료 배포 방법

입력 2008-09-02 04:55 수정 2008-09-02 04:55
보도자료 작성 후 보도자료 배포 방법 

보도자료 작성이 끝나면 대체로 ‘보도자료 배포 → 취재 응대 → 매체 모니터링 → 보도 스크랩 및 보고서 작성’과 같은 흐름을 탄다. 보도자료는 내용과 형식도 중요하지만, 그 배포 시기를 잘 맞춰야 기사화 확률을 더욱 높일 수 있다. 보도자료는 타이밍이다.

1. 보도자료 배포

보도자료 배포 시기는 언제가 좋을까? 언론사(일간지)의 첫 편집회의(오전 10시경)에 반영될 수 있도록 하루, 이틀 전에 구두로 설명하거나 자료를 배포한다. 조간의 경우 전일 오후 6시 또는 당일 오전 8시경에 배포하면 좋다. 이벤트 안내 보도자료일 경우 행사일 약 1주일 전에 보내야 한다(기자에게 시간적 여유를 주어야 한다).

*일간지, 주간지, 월간지 편집 스케줄

1) 조간지 - 오전 10시 전후의 편집회의에서 주요 편집 아이템을 선정하고, 오후 2시경 경제섹션 기사 마감, 이어 4시 30분까지 주요 기사의 지면을 확정하고 기사 마감(만약 조간지 기자와 통화를 원한다면 가급적 이 시간대를 피해주는 것이 좋다). 이후 시간엔 가판 게재 내용을 자체적으로 점검하고 통상 6시 이후면 가판 출고.
2) 석간지 - 조간보다 이른 오전 7시 30분 즈음에 편집회의를 갖고 9시경 기사 마감(오전 10시경까지는 석간지 기자에게 전화하지 않는 것이 좋다). 이후 가판 내용을 자체적으로 점검하고 12시경 가판 출고.
3) 주·월간지 - 시사 주간지는 주로 수·목요일에, 경제 주간지는 주로 월·화요일에 발행. 보통 발행일 이틀 전에 기사가 마감된다. 월간지는 매월 중순 기사를 마감해 20일 내외에 발행한다.

*보도자료 e메일로 보내기

1) 보도자료 메일 용량은 최대한 가볍게
기자들은 하루 평균 50여 개 이상의 보도자료를 메일을 통해 받는다. 기자는 보도자료를 많이 받기 때문에 큰 용량으로 보내주는 것을 실례이다. 따라서 보도자료는 텍스트 위주로 보내는 것이 좋고, 사진 파일의 경우 압축해야 한다.
2) 파워포인트 자료는 요청이 있을 때만
메일 용량을 늘리는 주범 중의 하나는 파워포인트, 엑셀 등의 파일이다. 텍스트나 워드 파일에 비해 용량이 최대 10배 이상이 되기 때문에 기자들이 읽지 않고 버리는 경우가 다반사다. 자료를 원하는 기자에게만 보내주는 것이 적절하다.
3) 파일 첨부 전에 바이러스 검사는 필수
기자 메일로 파일을 보내기 전에 혹시 바이러스에 감염되지 않았나 확인해야 한다. 바이러스 파일을 보낸 회사(또는 홍보 담당자)를 좋아할 기자는 없다.
4) 전화는 용건만 간단히
기자들은 ‘바쁘다’는 말을 입에 달고 산다. 그런 사람들을 두고 말을 길게 하는 것은 역효과가 난다. 가끔 보낸 메일의 내용을 전화로 꼬치꼬치 ‘친절하게’ 설명하는 경우가 있는데, 이미 보낸 메일 내용을 다시 반복하는 것은 사족에 불과하다. 자료를 잘 받았는지 확인 정도에 그치면 된다.
5) e메일 주소는 직접 파악
기자의 출입처 확인을 위해 편집국에 전화를 거는 경우가 자주 있다. 하지만 전화를 받는 기자 중 일부는 이를 매우 불쾌하게 여기는 게 사실이다. 우선 사이트를 통해 관련기사를 검색, 담당기자를 확인 후 최종 확인차 신문사로 전화하는 방법이 올바르다.



마케팅홍보(MPR)전문가,마케팅홍보연구소장,영상홍보(VPR)대표, 홍보전문서너희가 홍보를 믿느냐 기획/편집
이코인, 리빙TV, 한진그룹 동양화재, LG상사 반도스포츠 홍보팀 근무

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