잘만든 보고서는 무엇인가?

입력 2014-03-06 14:55 수정 2014-03-06 14:55





능력 있는 직장인의 기본은 보고서를 포함한 문서의 작성이라 할 수 있다. 하지만, 주변을 보면 보고서의 작성을 통하여 능력을 인정받는 경우가 생각보다 많지 않다. 특히, 의욕있는 공대 출신들이 보고서
작성에 크나큰 어려움을 겪는

것은 흔하게 볼 수 있다.



 



컴퓨터를 전공한 나 역시, 이런 고민에서 자유로울 수 없었다. 그래서 “보고서의 신”으로

불리는



동료를 유심히 살펴보았다. 물론, 그가 만든 자료도

꼼꼼하게 살펴보았다. 그가 만든 보고서는



내용도 평범하고 신기한 그림도 없는데 이상하게도 윗분들에게 매번 칭찬을 받았다.



 



오랜 시간을 투자해서 깨달은 간단한 진실을 여기에 공개한다.



 



잘 만든 보고서는 읽는 사람을 위해 준비된

것이다. 즉, 나의 관점에서 쓰여진 것이 아니고, 이 문서를
읽을 사람의 눈 높이에 맞추어 쓰여진 것이다. 아직도

애매하다면 정확한 이해를 위하여 핵심적인
사항을 정리해 보겠다



 



보고서의 내용이 방대하지 않고, 목적에

맞는 내용만 있다



보고서에 사용된 단어는 상사가 사용하는 단어를 사용함으로써 정확한 의미를 전달한다


(단어가 같다고 같은 의미로 이해하는 것이 아니다)



모든 보고서는 작성해야 하는 이유에 맞추어 작성되어야 한다



(보고서 작성을 지시했거나, 보고해야 할 상사의 의도를 파악해야 한다)



 



핵심적인 사항을 정리하다 보니, 나의 생활에 대한 반성이 밀려오고

있다



 



나는 보고서를 만들면서, 내가 노력한 것도 보여줄 겸, 나름 공정하게 만들려고, 여러 시각에서 작성된 
많은 자료를 포함시켜

왔다. 사용하는 단어는 원 자료에 있던 것을 그냥 쓰거나, 내가

사용하는 용어를
사용했고, 이 보고서를 왜 만들어야 하는지 생각하지 않았다. 그저 귀찮았을 뿐 ~~  ^^;



 



나는 매번 보고서를 쓸 때마다 표지, 양식, 체계적인 목차, 이미지의 사용, 내용의

배치 등에 신경을 썼을 뿐, 전달해야 하는 내용의 방향과 단순/명확한

표현을 위해 많은 시간을 투자하지 않았다.



 



결국 나는 많은 업무에 시달리고 있는 상사에게 나의 의도로 작성된 보고서를 제출하였고, 상사가 나의
 보고서를 제대로 이해하지 못한다고 짜증내고 있었던 것이다. 실무자의

입장에서 잘 정리되고 명확한
보고서를 통하여 상사의 의사 결정과 업무 수행을 지원해야 한다는 것을 무시하고 내 편한 대로 살고
있었던 것이다. 그리고 술 좌석에서 상사 욕이나 하고 있었으니…  지금 생각해 보면 내 꼴이 우습다.



 



요령이나 행운으로 한두번은 버틸 수 있지만 20년 이상 다녀야 하는

직장 생활을 위해서는 기본에
충실한 보고서의 작성을 몸에 익히는 것이 중요하다.



 



[결론]



상사의 의도와 상황을 고려해서 작성된 보고서가

잘 만든 보고서이다. 명확한 주제에 대하여
단순/체계적으로

서술할 것.



 



마지막으로 내가 존경하는 “보고서의 신”은 나에게 술을 얻어 먹더니 한가지 팁을 얻어 주었다.



“급한

보고서 일수록 한번 더 보고, 내가 업무에 맞추지 말고, 욕을

먹더라도 나에게 업무를 맞추라고...
결국은 잘 만든 보고서로 칭찬받지, 시간에 맞추어 제출한 보고서로 칭찬받지 않는다고...”



 



다음 번에는 멋진 발표란 무엇인가에 대해 이야기하여 보자



 



 




조민호/중원대학교 교수, 컴퓨터공학박사
24년간 외국기업, 벤처기업, 개인사업, 국내대기업 등에서 사회생활을 했다.
그리고, 후배들에게 자신의 경험을 공유하고 싶어한다.

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